Wyposażenie wirtualnego biura
Podstawową zasadą działania wirtualnego biura jest prowadzenie współpracy z klientem w zakresie organizacji jego pracy z wymogiem zachowania poufności otrzymywanych informacji. Główną zaletą wirtualnego biura jest jego lokalizacja. Właściciele różnych firm zwykle wynajmują te lokale należące do wirtualnych biur, które są położone w centrach dużych miast, a dzięki temu mogą zdobywać nowych klientów. Na wyposażeniu wirtualnych biur znajdują się komputery i kserokopiarki oraz faksy. Dzięki temu mogą one odbierać wszystkie rodzaje korespondencji przychodzącej do wirtualnego biura i przekazywać je swoim zleceniodawcom. Oprócz tego w lokalu należącym do wirtualnego biura znajdują się pomieszczenia, które można wykorzystać do spotkań biznesowych.
Rezerwacja hoteli i restauracji przez pracowników wirtualnego biura
Pracownicy wirtualnego biura mogą pełnić funkcje asystentów obsługiwanej przez siebie firmy. W ramach wykonywania takiej usługi będą zajmowali się tworzeniem baz danych potencjalnych klientów i kontrahentów. Mogą także zajmować się rezerwacją hoteli na wybrane przez swoich zleceniodawców terminy oraz organizowaniem dla nich spotkań w restauracjach z bardziej zaufanymi kontrahentami. Wirtualne biura mogą być także wykorzystywane na organizację przedświątecznych spotkań pracowniczych, a wówczas pracownicy takiego biura zajmą się cateringiem. Będą także starali się o zachowanie porządnego wyglądu biura, a w związku z tym mogą nawet zamawiać do niego odpowiednie kwiaty i inne różne elementy dekoracyjne. Wszystko po to, żeby wirtualne biuro wyglądało na bardzo zadbane.
Akcje reklamowe wirtualnych biur
Osoby prowadzące wirtualne biura starają się dotrzeć do swoich potencjalnych klientów, dlatego prowadzą strony internetowe, na których dokładnie opisują zakres swojej działalności i pełnione przez siebie usługi. Starają się także prowadzić całe kampanie reklamowe kierowane do właścicieli różnych firm. W czasie takich kampanii nie tylko polepszają wygląd swoich stron internetowych, ale też wykupują miejsca na reklamy internetowe oraz miejsca na reklamy zamieszczane w głównych częściach miast. Zdarza się także, że zatrudniają ulotkarzy i osoby odpowiedzialne za reklamę telefoniczną. Prowadzą także różne akcje promocyjne. W trakcie takich akcji można wykupywać tańsze pakiety usług i uzupełniać je dodatkowymi usługami.